Wenn das Kassensystem versagt: Die Notfallkasse

Einkaufen, bezahlen und fertig – so sind Kund:innen den Einkauf im Einzelhandel gewohnt. Was passiert aber, wenn das Kassensystem versagt und deshalb Zahlungen nur noch bar oder im schlimmsten Fall überhaupt nicht mehr angenommen werden können? Noch wichtiger: Was können Sie als Einzelhändler:in dagegen unternehmen?

Anfälligkeit moderner Kassensysteme

In einer zunehmend digitalisierten Welt, sind auch Kassensysteme deutlich stärker vernetzt innerhalb der IT-Strukturen der Händler:innen und haben neue Funktionen übernommen. Sie kommunizieren mit Warenwirtschaftssystemen, Payment-Service-Providern, ERP-Systemen im übergeordneten Sinne und geben Meldungen an an die Cloud TSE der Deutsche Fiskal (sie sind finanzamtkonform). Wenn Kassen auf den ersten Blick als alltägliche Geräte wahrgenommen werden, sind sie im Hintergrund doch viel komplexer, als dass sich anfangs vermuten lässt. Allerdings geht mit dieser neuen Art der Vernetzung auch ein höheres Risiko für Ausfälle einher.

Bar oder Karte?

Kartenzahlungen machen aktuell knapp 60% des Umsatzanteils im deutschen Einzelhandel aus.

Quelle: Statista

So wichtig ist das Kassensystem

Kommt es zu einem technischen Fehler, einer Störung des Payment-Terminals oder zu Problemen innerhalb der nachgelagerten Prozesse des Payment-Providers, können die Geräte ausfallen und Händler:innen große Schäden davon tragen. Beispielsweise sorgten die Verifone H5000 Ausfälle im Jahr 2022 deutschlandweit für verärgerte Kund:innen und Umsatzverluste auf Seite der Händler:innen, da die Terminals über mehrere Tage hinweg keine Zahlungen mit Karte mehr annehmen konnten. Für Unternehmen stellt die Bedrohung durch Cyberangriffe eine zunehmend bedeutsamere Gefahr dar, die besonders im Einzelhandel oft unterschätzt wird und folgenschwere Konsequenzen nach sich ziehen kann, wie der Fall von Marc'O Polo zeigte.

Wenn plötzlich nichts mehr geht: Der Fall von Marc'O Polo

Der Fall von Marc'O Polo zeigt deutlich, wie verheerend die Folgen sein können, wenn Unternehmen die Gefahr von Cyberattacken nicht ernst genug nehmen und dient gleichzeitig als stellvertretendes Beispiel dafür, was es für Folgen haben kann, wenn das Kassensystem versagt. Eine gezielte Hacker-Attacke mit Ransomware, schädliche Software, durch die in interne Systeme eingerdungen werden konnte, sorgte dafür, dass am 13.09.2019 nichts mehr ging – alle IT-Systeme waren verschlüsselt und lahmgelegt.

Ein Stein genügt – 

fällt der erste Stein, folgen weitere und eine Kettenreaktion entsteht.

Die Täter:innen hielten den Schlüssel in der Hand und forderten Lösegeld. In Folge dessen funktionierten weder das Warenwirtschaftssystem, noch die Kassen in den Geschäften. Tausende Kund:innen warteten auf Lieferungen, hunderte Mitarbeiter:innen hatten keine Aufgaben mehr und Umsatzverluste von mehreren Millionen Euro waren die Folge. 

Einzelhändler:innen unterschätzen das Risiko

Trotz der hohen Gefahr, die von derartigen Ausfällen des Kassensystems ausgeht, unternehmen laut forsa-Studie 80% der deutschen Einzelhändler:innen zu wenig. Schlimmer noch – 60% der Teilnehmer:innen schätzen das Risiko von Cyberattacken auf den Einzelhandel in Deutschland als sehr hoch ein, aber nur 33% sehen ihr eigenes Unternehmen gefährdet. Jeder scheint um die Gefahr zu wissen, verkennt sie aber, wenn es um das eigene Unternehmen geht. Nur einige wenige haben Vorbereitungen getroffen, Notfallstrategien erarbeitet und einen ausreichenden Schutz der It-Struktur aufgebaut.

Tun Sie genug?

Viele Unternehmen wissen um die Gefahr von Cyberkriminalität, doch nur wenige sehen sich selbstg gefährdet.

Sekundäre Kassensysteme als Notfall-Absicherung

Wenn die Kasse plötzlich ausfällt, ist es meistens bereits zu spät. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig in die Absicherung des Regelbetriebs investieren. Fest steht: Unternehmen benötigen ausgeklügelte Strategien, die Cybersicherheit, Risikominimierung, Mitarbeiter-Trainings und technologische Lösungen beinhalten, um den Betrieb erfolgreich gegen die verschiedenen Ausfallszenarien abzusichern. 

Ein vollständig unabhängiges, sekundäres Kassensystem schützt Unternehmen bspw. vor Umsatzverlusten und mit dem negativen Kundenerlebnis verbundenen Imageschäden. Das Stichwort ist hier "shared nothing": Das sekundäre Kassensystem sollte vollständig unabhängig von der primären Kasse sein und damit im Notfall darauf zurückgegriffen werden kann. Im Notfall kann so einfach zum sekundären System gewechselt werden und der Betrieb wie gewohnt fortgesetzt werden. Kund:innen können Ihren Einkauf wie gewohnt abschließen, wodurch Umsatzverluste und Reputationsschäden vermieden werden können.

Die Notfallkasse im Einsatz

Das Notfall-Kassensystem von Snabble ist im Ernstfall in Sekunden einsatzbereit. Dabei liefert die Snabble POS-Plattform die Software, welche einfach auf allen NFC-fähigen Mobilgeräten, z.B. auf bereits vorhandenen Handhelds oder Dienst-Telefonen, installiert werden kann. Sollte ein Ausfall eintreten, kann die sekundäre Kasse einfach aus der Hosentasche geholt werden und ist sofort einsatzbereit. Da die Notfallkasse auf Basis der mobilePOS-Software entwickelt worden ist, können selbst Wiege- und Mengenwaren ordnungsgerecht gebucht und bezahlt werden.