Die Bedeutung von Notfallkassen im Zeitalter von Cyberkriminalität

2 Min. Lesezeit
25.11.22 09:55

Verschiedene Ausfallszenarien können dazu führen, dass die Kassiermöglichkeit in der Filiale nicht mehr gegeben ist. Neben technischen Fehlern oder dem Ausfall der Payment-Terminal-Infrastruktur werden Cyberangriffe zu einer wachsenden Gefahr für den stationären Einzelhandel. Einer Analyse der Firma Hiscox zufolge ist die Zahl der Cyberangriffe dieses Jahr auf 34% angestiegen. Im schlimmsten Fall bedeutet das, dass alle laufenden Systeme vom Netz genommen werden. Ohne ein alternatives und unabhängiges Kassensystem folgen ein 100%iger Umsatzverlust.

Sicherheit für den Ernstfall

Ein Alternativsystem kann Einzelhändler im Ernstfall dabei unterstützen, den Kassenbetrieb aufrechtzuerhalten. Mit einer zusätzlichen POS-Software kann innerhalb von wenigen Minuten eine von Cyberangriffen unberührte Infrastruktur für einen alternativen Kassierprozess bereitgestellt werden. Um eine direkte Einsatzmöglichkeit des Notfallsystems in den Geschäften sicherzustellen, empfehlen sich mPOS-Hardware Module. Diese können in den Geschäften auch unabhängig von einem Cyberangriff genutzt werden. Die zusätzliche POS-Software bedient als eigenständige Kasse rechtlichen Vorgaben und kann auch im Normalbetrieb eine praktische Ergänzung der Prozesse bieten. Eine mobile POS-Software ist nicht nur unabhängig, sondern zudem auch flexible in der Installation und somit eine schnell einsetzbare Alternative zur regulären, bedienten Kasse.

Beispielsweise auf einem mobilen Endgerät eingesetzt, kann das POS-System zum Entzerren der Kassenschlange eingesetzt werden und bietet Kund:innen im Rahmen des Beratungsprozesses schnelle und mobile Bezahlmöglichkeiten

Bild: snabble 

Neben einem mPOS können bestimmte Android-Smartphones ebenfalls mit der POS-Software bespielt werden (SoftPOS). Durch Nutzung eines SoftPOS ist die mobile Kasse auf bestimmten Android-Geräten einsetzbar, wie beispielsweise Zebra Handhelds oder Samsung Smartphones. Mitarbeiter:innen haben in diesem Fall die mobile Kasse unmittelbar auf ihren geschäftlichen Smartphones und können über die Kamera des Smartphones die Artikel scannen und die Kund:innen direkt abkassieren. Die PIN-Eingabe kann direkt auf dem Smartphone erfolgen (Pin-On-Glass), womit ein zusätzliches Payment-Terminal überflüssig wäre. Auch Standard-Prozesse sollten dabei unterstützt werden, wie:

  • Filialspezifische Preise und Promotions
  • Coupons
  • Erfassen einer Kundenkarte
  • Manuelle Auswahl von Artikeln
  • Kennzeichen für altersbegrenzte Artikel
  • Preis- und gewichtscodierte Barcodes
  • Pfand- und Leergut

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Anforderungen an die Notfallkasse

Auch das im Ernstfall eingesetzte Notfallkassen-System muss neben den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff auch die Anforderungen an Datensicherheit und Manipulationssicherheit erfüllen und über eine Verfahrensdokumentation verfügen, um finanzamtkonform zu sein.

Die Bon-Pflicht 

Seit 2020 verpflichtet die Belegausgabepflicht – besser bekannt als Bonpflicht – alle Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem, ihren Kund:innen beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen einen Beleg auszuhändigen. Auch im Notfall muss es also einen Kassenbon geben. Eine Möglichkeit ist es mittels mPOS und SoftPOS, den Kassenbon über das Scannen des QR-Codes auf dem mPOS-Gerät der Mitarbeiter:innen an den Kunden zu übergeben. Ein Papierbon sollte über einen mit dem Netzwerk oder Bluetooth verbundenen Drucker auszudrucken sein.

Setup der Notfallkasse 

Eine regelmäßige Versorgung mit Artikel- und Preisdaten über die Standard-Schnittstellen zum ERP-System sollte sichergestellt sein, sodass diese zum Zeitpunkt eines Ausfalles bereits vorgehalten werden. Alle Verkaufsdaten sollten nach Wiederherstellung aller Systeme an das ERP-System übertragen werden. Wichtig dabei ist die Anbindung an Fiskalisierungsanbieter.

Volle Kontrolle 

Auch während des Notbetriebs ist es wichtig, den Überblick über die wichtigsten KPIs zu behalten. Eine Notfallkasse sollte daher ein übersichtliches Journal pro Mitarbeiter, Team oder Filiale als Monitor zu allen Verkäufen und der jeweiligen Vertriebsleistung mit sich bringen.

Abgesichert bleiben

Mit einem zusätzlichen, unabhängigen Kassensystem kann gegen Cyber-Attacken vorgebeugt und im Ernstfall handlungsfähig geblieben werden. 

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