Transformierung des POS – Cloud-Plattform und Legacy-Systeme

5 Min. Lesezeit
15.05.24 19:00

In der heutigen schnelllebigen Handelslandschaft nehmen Effizienz und Flexibilität im Kassenbereich entscheidende Rollen für den Geschäftserfolg von Einzelhädnler:innen ein. Das Problem – viele Händler:innen nutzen Kassensoftware, die bereits seit Jahren im Einsatz ist und deshalb nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen von Händler:innen entspricht.

Aus diesem Anlass planten bereits 2022 knapp ein Viertel (23%) der Handelsunternehmen den Wechsel ihres Software-Partners. Doch worauf kommt es bei der Wahl eines Systems an und welches ist das beste POS-System? Erfahren Sie, worauf führende Einzelhandelsunternehmen bei der Auswahl Ihrer POS-Software achten und wie plattformbasierte Kassensysteme Risiken für Händler:innen minimieren und darüber hinaus zahlreiche neue Möglichkeiten bieten.

Anforderungen an ein zukunftsfähiges POS-System

Aufgrund des gewandelten Verbraucherverhaltens hinzu mehr Autonomie, höherem Komfort und gesunkener Markentreue ist der stationäre Einzelhandel gezwungen, für Kund:innen neue Anreize und Touchpoints zu schaffen. Lange Warteschlangen sind einer der größten Hindernisse, wenn es darum geht Kund:innen zu begeistern. An Stelle der klassiche Registrierkasse mit Kassenband, Bargeldschublade und Waage bevorzugen Kunden und Kundinnen immer häufiger innovativere Checkout-Arten, wie z.B. Self-Checkout-Kassen oder das Zahlen an der mobilen Kasse.

Allem voraus stellt der mobile Point of Sale den größten Handlungsbedarf im stationären Einzelhandel dar, dicht gefolgt vom Einsatz von Self-Checkout-Systemen, dem Beschleunigen unbarer Zahlungen sowie die Organisation von Warteschlangen.

 

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Quelle: EHI (2023)

 
Bei der Auswahl des richtigen Kassensystems spielen bestimmte Faktoren eine entscheidende Rolle. Allem voraus sind die intuitive Bedienbarkeit sowie schnelle Anpassbarkeit der Software die entscheidendsten Faktoren. Dies ist entscheidend, da so Kosten für Mitarbeitertraining reduziert werden, Rollouts leichter und zügiger von Hand gehen und Änderungen schneller umgesetzt werden können, was in einem dynamischen Marktumfeld dringend benötigt wird.

Weitere wichtige Faktoren für Händler:innen sind die mobile Einsetzbarkeit der Software (Stichwort mobiler Point of Sale), die internationale Verwendbarkeit und Cloudfähigkeit. Letzteres ergibt sich vor allem dadurch, dass cloudbasierte POS-Software mit Remote-Zugang deutlich wartungsfreundlicher als sog. on-premise-Systeme sind, also auf einem physischen Gerät fest installierte Software. So können Updates zentral eingespielt werden, ohne dass ein Techniker vor Ort das Geschäft betreten und das Gerät warten muss. Vor allem in puncto Cloudfähigkeit und mobiler POS sind Händler:innen am unzufriedensten mit ihren derzeitigen Systemen.

Betrachten wir den Kassenprozess an sich, können folgende Faktoren in aufsteigender Reihenfolge als wichtigste Optimierungen identifiziert werden:

  • Einsatz von autonomen Stores
  • Reorganisation der Kassenzone
  • Organisation von Warteschlangen
  • Effizienzsteigerung bei unbarer Zahlung
  • Vermeidung von Inventurdifferenzen
  • Einsatz von Self-Checkout- und Self-Scanning-Systemen
  • Einsatz von mobilen geräten mit Kassenfunktion

 

Das Problem mit veralteten POS-Systemen

Egal welche Art von Kassensystem, cloudbasiert oder on-premise, das größte Problem, das konventionelle POS-Anbieter derzeit haben, ist es, veraltete Software den neuen Anforderungen anzupassen. Der Hintergrund – klassischerweise wurde Software in sog. monolithischen Strukturen gebaut, die nicht ohne Weiteres erweitert werden können, da das Anpassen einer einzelnen Komponente einer Überarbeitung der gesamten Software gleicht.

Monolithische Strukturen können deshalb die Innovationsfähigkeit am POS behindern und das in der Branche verbreitete Overselling schafft Intransparenz bei Einzelhandelsunternehmen. Gleichzeitig müssen Händler:innen auf die veränderten Kundenwünsche und Kaufgewohnheiten reagieren, um Marktanteile zu sichern und neue Segmente zu erschließen. Wie kann diese Herausforderung bewältigt werden?

Das Zauberwort lautet “Microservice-Architektur”. Eine POS-Software, die auf einer Microservice-Architektur basiert, ermöglicht es, einzelne Komponenten aus der Software isoliert anpassen zu können, ohne dass die restliche Software davon betroffen wäre.

 

Erweiterung des alten Systems

Einzelhändler Mustermann hat seit Jahren ein Kassensystem bei POS-Anbieter A, welches funktioniert und bisher alle seine Anforderungen erfüllt hat. Einzelhändler Mustermann möchte nun seinen Kassensystem mobil machen, z.B. mit einem mobilePOS. Die Software von POS-Anbieter A war aber nie dafür ausgelegt, den mobilen Point of Sale abzudecken und kann den Service noch gar nicht bereitstellen. Deshalb muss der Anbieter seine Software vollständig anpassen, was mit hohen Aufwänden verbunden ist. Um aber seinen Kunden nicht zu verlieren, versichert POS-Anbieter A dem Einzelhändler, dass die Software “nur kleinere Änderung” brauche und man “ganz bald für eine Testphase” bereit sei. Der Einzelhändler Mustermann handelt im guten Glauben und beauftragt das mobilePOS – dass damit in Wirklichkeit die Entwicklung eines Prototypen beauftragt worden ist, der Einzelhändler Mustermann in der gleichen Zeit bereits Tests durchgeführt sowie den Rollout für alle Geschäfte geplant haben könnte und das wahrscheinlich sogar kostengünstiger, hat ihm der Kundenberater nicht gesagt.

Flexible Integration eines neuen System

Einzelhändlerin Musterfrau hat sich informiert und möchte zu ihrem alten Kassensystem, dem sie vertraut und das immer funktioniert hat, zusätzlich ein zweites Kassensystem anbinden, welches den mobilen Point of Sale abbilden kann, wie z.B. Snabble. Snabble hat zwar ein fertiges mobilePOS, jedoch keine Standardschnittstelle zu dem System von Kassenanbieter A. Dank Microservice-Architektur kann Snabble gezielt die Schnittstelle anpassen, ohne dass andere Teile der Software davon betroffen wären. Einzelhändlerin Musterfrau hat nach dieser einmaligen Integration direkt ein rolloutfähiges mobilePOS, während Einzelhändler Mustermann und POS-Anbieter A noch Anforderungsbögen ausfüllen.

Dieses einfache Beispiel zeigt einige der Vorteile, die sich für Händler:innen ergeben können. Auch Kosten für Hardware lassen sich auf ein Minimum reduzieren, da eine plattformbasierte Kasse in der Regel hardware-unabhängig ist. Auch wenn Geschwindigkeit und Komplexität der Veränderungen erschlagend wirken können, helfen die richtigen Systeme, die anfangs genannten Aspekte abzudecken, Prozesse zu simplifizieren und die IT-Landschaft für Ihren POS schlank zu halten.

 

Plattform-Gedanke als zentraler Lösungsansatz: Snabble POS-Plattform

Stellen Sie sich vor, Sie könnten einfach ein einziges System integrieren und hätten damit alle Anforderungen und Einsatzszenarien abgedeckt. Genau dies ist der zentrale Gedanke der POS-Plattform – einmal integriert können sie das cloudbasierte POS-System unbegrenzt skalieren. Use-Cases wie Self-Checkout-Systeme, autonome Stores, mobiler Point of Sale oder stationärer POS mit intuitiv bedienbarer Benutzeroberfläche verwandeln sich von komplexen Einzelprojekten zu rolloutfähigen Produkten, die sofort zur Verfügung stehen.

Cloudbasiertes POS System-2

 

Ermöglicht wird dies einerseits durch ein ständig wachsendes Partnernetzwerk und die ständige Weiterentwicklung des Snabble Produktportfolios. Dabei erlaubt die Microservice-Architektur die vollständige Individualisierung einzelner Services während die Cloudfähgkeit sicherstellt, dass Daten sicher an einem zentralen Ort gespeichert werden und an den relevanten Stellen in Echtzeit ausgetauscht werden können, z.B. um Zahlungen zu autorisieren oder Daten an das ERP-System oder Archiv des Handelsunternehmens zurückzuspielen.

Die POS-Plattform kann zudem wie im obigen Beispiel flexibel an bestehende Systeme angebunden werden. Unternehmer sowie IT- & Projektverantwortliche profitieren von gesteigerter Flexibilität und vielen weiteren Vorteilen, die Snabble POS bietet. Dank unseres großen Partnernetzwerks bietet sich die maximale Flexibilität in der Auswahl verschiedener Händlerservices, Snabble-Services und 3rd Party-Anbietern.

 

POS-Funktionen im Überblick

Der moderne Point of Sale ist weit mehr als nur eine gewöhnliche Kasse, an der Artikel gescannt werden, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kassieren und Kunden und Kundinnen ihren Einkauf zahlen. Mittlerweile gibt es weit mehr Funktionen, die ein POS-System abdecken können muss. Neben der Datenver- und Entsorgung sowie der Fiskalisierung, sprich der finanzamtkonformen Meldung von Transaktionen, können Händler:innen auch Maßnahmen zur Kundenbindung und Erhöhung der Wertschöpfung ergreifen.

 

Mit einer dynamischer Preisberechnung können filialspezifische Promotionen und Preise oder auch dynamische Preise durch die untertägige Versorgung durch Delta-Updates möglich gemacht.

Beleg-Erstellung
Belege können mit der POS-Plattform erstellt und entweder als QR-Code ausgegeben oder durch einen Belegdrucker ausgedruckt werden.

Datenversorgung
Über entsprechende Schnittstellen reicht die POS-Plattform anfallende Daten an die entsprechenden Systeme weiter.

Transaktionsclearing
Daten werden vom Acquirer an den Issuer übertragen, wodurch Transaktionen letztlich auch durchgeführt werden können.

Rechnungsstellung
Nutzen Sie diese Funktion, um Warenabgänge, Umsätze und Steuern nachzuhalten.

Fiskalisierung
Durch Anbindung zur Cloud-TSE der Deutsche Fiskal bzw. EFsTA können Transaktionen ortsunabhängig und regelkonform gemeldet werden.

Kundenkarten
Nutzen Sie Kundenkarten, um die Markentreue von Kunden und Kundinnen gegenüber Ihrem Unternehmen zu erhöhen.

Couponing
Couponing ermöglicht es Ihnen gezielt Maßnahmen zur Verkaufsvörderung einzusetzen und Ihre Umsätze zu steigern.

Promotionen
Filialspezifische Promotionen und Preise ermöglichen es Ihnen, Ihre Standorte zu stärken und Kaufanreize zu setzen.

 

Fazit: POS-Systeme

Händler:innen stehen vor der Herausforderung, neue POS-Lösungen zu implementieren und damit näher an ihre Kunden und Kundinnen zu rücken, wofür sie in vielen Fällen veraltete IT-Strukturen aufbrechen müssen. Ein plattformbasiertes POS-System hilft dabei die Komplexität zu verringern und stellt eine effiziente Lösung dar, um die Brücke zwischen veraltetem POS-System und modernisiertem Point of Sale zu schlagen.

 

Weiterführende Links:

Flexibilität im stationären Einzelhandel

Der Mehrwert einer Self-Checkout-Technologie im stationären EInzelhandel

mobilePOS – Das mobile Kassensystem

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